راهنمای استعلام لیست بیمه کارفرما و ترجمه آن

دسترسی به سوابق بیمه و لیست‌های ارسالی دیگر نیازی به مراجعه حضوری ندارد. کارفرمایان باید به نشانی رسمی eservices.tamin.ir مراجعه کرده و با استفاده از کد ملی (به‌عنوان نام کاربری) و رمز عبور ثبت‌نام شده، وارد پرتال خود شوند. مراحل دسترسی به لیست:

1. ورود به پرتال eservices.tamin.ir
2. انتخاب منوی «کارفرمایان»
3. انتخاب گزینه «لیست حق بیمه»
4. انتخاب «مشاهده سوابق لیست‌های ارسالی» یا در صورت لزوم «ایجاد لیست حق بیمه جدید آنلاین» (برای کارگاه‌های با حداکثر ۵ نفر بیمه‌شده)

صرفاً پرینت لیست اسامی کارکنان کافی نیست. کارفرما باید حتماً پرینت مربوط به «دریافت برگ پرداخت» و «دریافت رسید» حق بیمه کارکنان را که نشان‌دهنده تسویه کامل حق بیمه ماه‌های مورد نظر است، تهیه کند. لیست اسامی تنها تعهدات را نشان می‌دهد، اما مدرک پرداخت، اثبات‌کننده عمل به این تعهدات است که برای سفارت ضروری است. مهلت قانونی پرداخت حق بیمه حداکثر تا آخرین روز ماه بعد از آن است.   

اگر کارفرما متوجه نقص یا اشکالی در سوابق بیمه ارسالی (مانند کسری کارکرد) شد، باید از طریق سامانه eservices.tamin.ir، بخش بیمه‌شدگان > خدمات سابقه نسبت به ثبت اعتراض و اصلاح اطلاعات اقدام کند تا در فرآیند ترجمه مشکلی ایجاد نشود.   

از نظر مراجع قانونی ایران، پرینت‌های دیجیتال سوابق بیمه فاقد اعتبار لازم برای ترجمه رسمی هستند، مگر اینکه ممهور به مهر و امضای شعبات سازمان تأمین اجتماعی باشند. این مهر، اصالت و انطباق پرینت‌های شما با سوابق مرکزی را برای دارالترجمه و مراجع خارجی تضمین می‌کند.   

کارفرما باید برای مهر و امضا به شعب اصلی سازمان تأمین اجتماعی مراجعه کند؛ کارگزاری‌ها یا دفاتر خصوصی بیمه صلاحیت مهر و امضای رسمی برای تأییدات بین‌المللی را ندارند. در این مرحله، کارفرما باید پرینت لیست‌های بیمه همراه با برگ پرداخت را به همراه کارت شناسایی خود ارائه دهد.   

این مرحله ممکن است با چالش‌های بوروکراتیک (مانند عدم تجمیع سوابق) و اتلاف وقت همراه باشد. کارفرمایان باید با آگاهی از این اصطکاک اداری، فرآیند را پیگیری کرده و اطمینان حاصل کنند که تأییدیه شعبه شامل مهر، امضای مرجع صادرکننده و تاریخ تأیید باشد تا در مراحل بعدی ترجمه پذیرفته شود.   

پس از اخذ مهر شعبه تأمین اجتماعی، لیست بیمه کارفرما آماده ورود به فرآیند ترجمه رسمی است. سوابق بیمه باید منحصراً توسط مترجمان رسمی مورد تأیید قوه قضائیه ترجمه شود تا اعتبار قانونی داشته باشد. بسته به مقصد، انتخاب دارالترجمه انگلیسی یا سایر زبان‌های معتبر ضروری است.   

دقت حداکثری در ترجمه مدارک ضروری است. نام کارگاه (کارفرما) که در لیست بیمه ثبت شده است، باید دقیقاً با نام شرکت در گواهی فعالیت و سایر مدارک شغلی (مانند روزنامه رسمی) تطابق داشته باشد. عدم تطابق جزئی در نام‌ها یا کد کارگاهی، می‌تواند فرآیند پذیرش مدارک در سفارت را با چالش جدی مواجه کند.   

تصمیم‌گیری در مورد لزوم اخذ تأییدات دادگستری و وزارت امور خارجه بسیار حیاتی است، چرا که این فرآیند زمان‌بر و پرهزینه است. اخذ تأییدات حقوقی معمولاً ۳ روز کاری به زمان ترجمه اضافه می‌کند: ۱ روز برای دادگستری و ۲ روز برای امور خارجه. برای تکمیل این فرآیند و اخذ تأییدات بالاتر، در برخی موارد ارائه دفترچه بیمه شخص متقاضی نیز الزامی است.   

لزوم اخذ این تأییدات بسته به سیاست‌های کشور مقصد متفاوت است :   

• ویزای شینگن عمومی: برای اکثر کشورهای حوزه شینگن (مانند ایتالیا، هلند، فرانسه)، ترجمه رسمی با مهر مترجم رسمی کفایت می‌کند و نیازی به تأییدات دادگستری و امور خارجه نیست.   
• شینگن استثنا و استرالیا: برای برخی کشورهای حوزه شینگن (مانند پرتغال، لهستان، یونان، مجارستان) و همچنین سفارت استرالیا، اخذ تأییدات دادگستری و امور خارجه لازم است.   
• آمریکا، کانادا، انگلیس: برای ویزاهای توریستی این کشورها، معمولاً ترجمه رسمی با مهر مترجم کافی است.   

در شرایطی که متقاضی ویزای بلندمدت، مهاجرت کاری یا تحصیلی دارد، توصیه اکید بر اخذ این تأییدات است، زیرا ترجمه مدارک تأییدشده توسط هر دو وزارتخانه، در اکثر کشورهای جهان به عنوان سند معتبر تلقی می‌شود.   

استعلام لیست بیمه کارفرما یا کارکنان باید در کنار سایر اسناد حقوقی و مالی شرکت ارائه شود تا یک پرونده کامل و متقاعدکننده ایجاد گردد.   

اسناد قانونی هویت کسب و کار

• شخصیت‌های حقوقی: روزنامه رسمی شرکت و آگهی تغییرات (به‌ویژه آگهی‌های مربوط به سمت‌های مدیریتی) الزامی است.   
• اشخاص حقیقی: مجوز کسب و کار معتبر یا پروانه بهره‌برداری و همچنین سند مالکیت یا اجاره‌نامه شرکت، برای اثبات هویت و محل فعالیت کارفرما ضروری است.   

گواهی فعالیت کارفرما

کارفرما باید برای خود یک گواهی فعالیت (با سربرگ رسمی شرکت) صادر کند. این گواهی که باید به زبان مورد درخواست سفارت یا دارالترجمه انگلیسی تهیه شود، باید حاوی اطلاعات کامل متقاضی، سمت دقیق در شرکت، میزان درآمد و تعهد صریح به بازگشت به کشور پس از پایان سفر باشد. برای ترجمه رسمی این گواهی و اخذ تأییدات دادگستری، ارائه آخرین روزنامه رسمی شرکت و دفترچه بیمه کارفرما الزامی است.   

سفارتخانه‌ها معمولاً اعلانیه حساب بانکی متقاضی برای ۶ ماه گذشته را درخواست می‌کنند. حجم مالی واریزی به حساب شخصی کارفرما باید متناسب با مقیاس فعالیت شرکت (که در استعلام لیست بیمه کارفرما منعکس شده است) باشد. عدم همخوانی بین تعداد بالای کارمند در لیست بیمه و گردش مالی پایین حساب شخصی، می‌تواند توسط افسر پرونده به‌عنوان نشانه‌ای از ضعف مالی یا عدم شفافیت مالی تفسیر شده و اعتبار کل پرونده را کاهش دهد.